Pengumpulan, Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Database

Disampaikan oleh:

Chandra Buana Putra, ST, MT


dalam:

PEMBINAAN PEGAWAI BIDANG PENGEMBANGAN WEBSITE

BALAI PELATIHAN KONSTRUKSI YOGYAKARTA

Yogyakarta, 14 s.d. 16 Juli 2010

Dartar Isi

1.  Pendahuluan. 2

1.1. Pengantar. 2

1.2. Tujuan. 2

1.3. Lingkup Penguasaan Materi 2

3.  Metoda Pengumpulan Data. 2

4.  Latihan 1: Membangun Database Daftar Tenaga kerja Konstruksi 3

7.  Latihan 2: Membuat Form Pengisian dan Mengisi Data. 10

8.  Latihan 3: Menyaring Database. 12

9.  Latihan 4: Mengolah Database. 13

6.  Latihan 5: Membuat Tampilan Grafik. 18

7.  Latihan 6: Menyajikan Pelaporan Data Base. 20

1.        Pendahuluan

1.1   Pengantar

Pada sesi hari pertama dan kedua pada kegiatan pembinaan pegawai Bidang Pengembangan Website ini, telah diajarkan kepada peserta tentang bagaimana cara mengoperasikan system pengelolaan database melalui Ms.Access. Pada sesi penyampaian materi ini akan dilatihkan kepada peserta bagaimana menggunakan Ms.Acces. Ms.Word dan Ms.Excel dalam menyusun format-format dalam lingkup pengumpulan, pengisian, pengolahan dan penyajian database dalam Sistem informasi Manajemen berbasis Website terkait pengelolaan kegiatan pelatihan yang menjadi tugas utama dari Balai Pelatihan Konstruksi Yogyakarta.

1.2   Tujuan

Tujuan dari penyampaian materi ini adalah sebagai berikut ini;

1.       Peserta dapat melakukan pengumpulan dan pengisian data base

2.       Peserta dapat melakukan pengolahan dan penyajian data base

1.3   Lingkup Penguasaan Materi

Lingkup penguasaan mater yang akan disampaikan meliputi:

1.       Metoda pengumpulan data-data

2.       Cara pengisian (inputing) data base

3.       Metoda pengolahan data-data

4.       Metoda penyajian data (tabulasi dan grafik)

5.       Mempresentasikan data

Model penyampaian pelatihan akan dilakukan melalui latihan-latihan yang harus diselesaikan oleh peserta dengan bimbingan dari instruktur. Setiap latihan akan diberikan uraian tahapan-tahapan penyelesaian pemecahannya. Semoga materi ini dapat diterima dengan baik oleh peserta dan bermanfaat bagi pelaksanaan tugas pelatihan yang diemban oleh SDM internal Balai Pelatihan Konstruksi Yogyakarta.

Pada latihan ini peserta akan ditutun untuk membangun suatu database yang akan digunakan dalam suatu Sistem Informasi Manajemen kegiatan pelatihan. Peserta akan membangun suatu system database yang dapat mengumpulkan dan menginformasikan data-data hasil pelatihan oleh BPKY, meliputi data-data:

1. Lokasi Kabupaten/Kota dan Provinsi pelaksanaan pelatihan dan uji kompetensi
2. Tahun pelaksanaan pelatihan
3. Jenis pelatihan dan uji kompetensi
4. Data Peserta Pelatihan
5. Peserta Lulus Uji Kompetensi/Tenaga Kerja Bersertifikat

3.        Metoda Pengumpulan Data

Dalam penyusunan suatu data base, pada tahap awal data-data harus dikumpulkan terlebih dahulu, metoda pengumpulan data dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut ini:

1.       Tentukan tujuan pengumpulan data, bertujuan untuk inventarisasi atau evaluasi dsb.

2.       Buat form isian data dalam bentuk table dan atau daftar cheklist

3.       Laksanakan pengumpulan data secara bertahap dan cermat bisanya dilakukan pleh pencacah “enumerator”

4.       Bangun sistem database berbasis komputer

5.       Lakukan entry data

6.       Data dapat diolah dan diinformasikan

4.        Latihan 1: Membangun Database Daftar Tenaga kerja Konstruksi

Anda ditugaskan oleh Kepala Balai untuk membuat Database daftar tenaga kerja konstruksi peserta kegiatan-kegiatan pelatihan yang telah diselenggarakan oleh balai pada kurun waktu Tahun 2005 hingga Tahun 2007.

Langkah Penyelesaian:

1.       Buka Ms.Access

2.       Buat Database baru klik Blank Database

3.       Simpan Database beri nama file: “Kegiatan Pelatihan dan Uji Kompetensi” pilih folder dimana file akan disimpan, selanjutnya klik oke

4.       Lalu klik Create maka akan tampil sebagai berikut

5.       Close table di atas dengan langkah berkut klik table 1>klik kanan>close>no lalu buat table baru dengan klik create> table design

6.       Klik Create>Table Design untuk membuat table database baru

7.       Masukan Field name sebagai berikut

8.       Tambahkan baris dengan clik kanan di atas baris yang akan ditambah lalu klik insert row

9.       lalu tambahkan filed name sehingga filed name lengkapnya terdiri dari:

·         Nama Tenaga Kerja

·         Jenis kelamin

·         Tempat lahir

·         Tanggal Lahir

·         Alamat

·         Tingkat Pendidikan Terakhir

·         Pelatihan dan Uji Kompetensi

·         Kabupaten/Kota

·         Provinsi

·         Tahun

·         Status Kelulusan

·         Lampiran Foto

·         Lampiran Daftar Riwayat Hidup

·         Jumlah

10.   Atur Data Type, dengan mengklik  pada baris yang dimaksud lalu klik pada tanda panah kebawah lalu pilih data type yang diinginkan sesuai kebutuhan jenis data apakah type, number, data dsb.

11.   Lakukan point diatas pada semua data, sehingga menjadi seperti ini

12.   Buat Data Type jenis pilihan untuk field name Jenis kelamin beri pilihan pria atau wanita dengan klik panah kebawah>Lookup wizard

13.   Lalu klik pilihan “I will type in the values that I want”
14.   Lalu ketik “Pria” dan “Wanita” sebagai berkut lalu klik next

15.   Lalu klik Finish

16.   Buat data type jenis pilihan dengan cara yang sama pada field name:

a.       Tingkat Pendidikan terakhir, dengan pilihan:

·         SLTA

·         D3

·         S1

b.      Pelatihan dan Uji Kompetensi, dengan pilihan:

·         Pelaksana Pekerjaan Jalan

·         Pelaksana Pekerjaan Bangunan Gedung

·         Pelaksana Pekerjaan Bangunan Irigasi

·         Mandor Kontruksi Tahan Gempa

c.       Status Kelulusan, dengan pilihan:

·         Lulus/Bersertifikat

·         Tidak Lulus

17.   Lalu simpan table dengan member nama “Daftar Tenaga kerja Konstruksi ”

7.        Latihan 2: Membuat Form Pengisian dan Mengisi Data

Pada latihan 2 ini peserta mencoba membuat form pengisia data.

a.       Membuat Form Isian Data Daftar Tenaga Kerja Konstruksi

Langkah Penyelesaian

1.       Klik pada table Daftar Tenaga Kerja Konstruksi seperti gambar di bawah ini

2.       lalu klik Create>Form, maka akan tampak seperti di bawah ini

3.       Lalu save dengan nama form: “Form Isian Daftar Tenaga Kerja Konstruksi”

4.       Coba isikan data sebagai berikut ini

5.       Klik Next Record lalu coba isikan data sebagai berikut ini

8.        Latihan 3: Menyaring Database

Penyaringan (filtering) akan membatasi sementara jumlah record data yang akan ditampilkan sesuai dengan criteria yang ditentukan. Buatlah filter data dengan menentukan Daftar nama peserta yang lulus/bersertifikat Mandor Konstruksi Tahan Gempa  dengan latar belakang pendidikan S1.

Langkah penyelesaian:

1.       Klik pada kolom status kelulusan lalu klik Home>Sort & Filter>Filter>Lulus/Bersetifikat>Oke

2.       Seperti pada langka point satu lanjutkan pada field/kolom pelatihan dan Uji Kompetensi, dan Tingkat Pendidikan tentukan sesuai criteria Mandor Konstruksi Tahan Gempa dengan latar belakang pendidikan S1, maka hasilnya akan menjadi sebagai berikut:

9.        Latihan 4: Mengolah Database

Mengolah database menggunakan Query Design berfungsi untuk mengolah dan menganalisis data.

Pada tabel “Daftar Tenaga Kerja Konstruksi” dicoba untuk mengolah:

1.       Jumlah Tenaga Kerja Peserta  Pelatihan pertahun

2.       Jumlah tenaga kerja Lulus Pelatihan per Jenis Pelatihan dan Kabupaten/Kota

langkah penyelesaian

1.       Menghitung jumlah Tenaga Kerja Peserta pelatihan Pertahun

2.       Klik Create>Query Design

3.      Keluar Show table lalu klik add

4.      lalu buat query sebagai berikut pada kolom pertama pilih field name jumlah lalu pada kolom kedua pilih field tahun, kemudian klik Sum

5.       Pada baris total pada filed jumlah pilih Sum sedangkan pada tahun pilih Group By

6.       Setelah itu klik run maka akan menampilkan sebagai berikut

7.       lalu save query dengan nama “Jumlah peserta pelatihan per tahun”

8.       Selanjunya menghitung jumlah tenaga kerja bersertifikat per kabupaten per tahun

9.       Klik Run maka tampilan akan menjadi sebagai berikut ini

10.   lalu Home>Sort & filter> filter filter berdasarkan lulus/bersetifikat dengan klik filter lalu pilih

lulus/bersetifikat saja

11.   Maka tampilan Jumlah Tenaga Kerja Lulus/bersertifikat per Jenis Pelatihan per kabupaten per tahun menjadi sebagai berikut ini

12.   Lalu save menjadi “Jumlah Tenaga Kerja Bersertifikat”

6.        Latihan 5: Membuat Tampilan Grafik

Sekarang coba membuat grafik yang menyajikan jumlah peserta lulus/bersertifikat dan tidak lulus per tahun

Langkah penyelesaian

1.       Klik Create>Report>Desig Report

2.       Setelah itu insert grafik dengan klik Design>Controls>Insert Chart

3.       Pilh char column lalu next

4.       lalu tempatkan Tahun pada axis x dan status kelulusan pada series klik next>finsih

5.       maka gambar grafik akan menjadi seperti ini lalu save as “Grafif Daftra Tenaga Kerja Konstruksi”

7.        Latihan 6: Menyajikan Pelaporan Data Base

Sajikan pelaporan Database dengan menampilkan data nama tenaga kerja, jenis kelamin,tempat dan tanggal lahir, tingkat pendidikan, memiliki sertifikat atau telah lulus, jenis pelatihan dan uji kompetensi yang pernah dilalui, tempat kabupaten, berikut tahun kelulusan:

Langkah penyelesaian:

1.       dari table: “Daftar Tenaga Kerja Konstruksi” buat table baru dengan criteria data nama tenaga kerja, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, memiliki tingkat pendidikan, sertifikat atau telah lulus, jenis pelatihan dan uji kompetensi yang pernah dilalui, tempat kabupaten dan provinsi,, berikut tahun kelulusan, namai table tersebut dengan  nama “Daftar Ringkas Tenaga konstruksi Bersertifikasi”

 

2.       Selanjutnya Klik form report, maka tampilan akan menjadi seperti ini

 

Teruslah Belajar dan Berlatih…  Insyaallah Kesuksesan akan Menjadi Milik Anda…Terima Kasih…